파워포인트 발표는 절대 금지! 파워포인트가 우리를 바보로 만든다.

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파워포인트 발표는 절대 금지! 이게 아마존이 세계 1등 된 비결

출처#2. www.platoon.co.kr/news/articleView.html?idxno=299

"파워포인트가 우리를 바보로 만든다" "Powerpoint Makes You Stupid" - 월간 플래툰

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열정만 넘친다고 성과가 나오는 것은 아니다. 어느 일터든 비효율을 줄이는 게 중요하다.

아마존의 독특한 해법 중 하나는 파워포인트(PPT)를 없앤 것이다.

PPT 수십 쪽 대신 종이 여섯 쪽에 모든 내용을 담도록 했다.

 

─PPT는 왜 없앴나?

“거대한 조직이 변화를 시도하려면 실행 방침은 간단명료해야 합니다. PPT는 이를 방해합니다.

우선 PPT 슬라이드는 이야기를 조각 내죠. 그러면 한 아이디어를 다른 아이디어와 비교하기 어려워져요.

아이디어의 논리보다, 발표자의 언변에 따라 의사 결정이 이뤄집니다.

PPT 도표는 또 이해를 돕기보다 주의를 산만하게 만듭니다. PPT 발표 방식 자체도 비효율적이에요.

예컨대 다음 슬라이드에 나올 내용을 먼저 질문해서 발표자가 같은 말을 반복하게 되는 거죠. 장점보다 단점이 많습니다.”

 

─그래서 6장 보고를 도입했나요?

“맞습니다. 보고 내용을 레터 용지(A4보다 약간 작은 종이) 6장에 축약하도록 했습니다.

글자 크기는 11포인트, 부록이나 도표는 별도 첨부 가능하고요.

세세한 규칙을 만든 건 시행 초기에 글자 크기를 줄여 빽빽하게 내용을 담는 꼼수가 나왔기 때문입니다.

투자·인수·분기 실적 등 재무 관련 사항부터 구내식당 메뉴 개선 아이디어까지, 회사 내 거의 모든 소통이 이 방식으로 이뤄집니다. 아참, 회의 때는 보스도, 팀원도 이 문서를 20분간 무조건 먼저 읽고 시작합니다. 그

래야 서로 수박 겉핥기식 질문으로 시간 낭비를 하지 않고 더 깊게 사안을 파악할 수 있으니까요.”

 

─왜 이렇게 일합니까?

“기획 단계부터 내부자(공급자)가 아닌 고객(수요자) 관점에서 만들려는 것이죠.

새 서비스가 고객을 끌어올 수 있을지 판단하려면 일을 거꾸로(backwards) 해야 했습니다.

그 출발점이 기획 단계에서 대중에게 발표할 보도 자료를 미리 쓰고, 예상되는 어려운 질문에 대한 답변까지 만들어 보는 거였어요. 이걸 읽고 나서 ‘그래서 어쩌라고’ 하는 반응이 나오면 할 가치가 없다는 겁니다.

그래서 PR/FAQ 작성자는 ‘이거 반드시 필요한 기능인가’ 항상 되묻습니다. 프로젝트 중요도에 따라 팀원·팀장뿐 아니라 그룹장 등 회사 중역들에게도 배포하기에 직속 상사 관점이 아닌 소비자 관점에서 판단하게 되는 겁니다.”

 

─소통을 줄이라는 게 도대체 무슨 뜻입니까?

“급성장하는 기업은 다른 팀에 의지할 일이 많아집니다. 그렇다면 선택지는 두 가지입니다.

정말로 효율적인 소통 시스템을 구축하거나, 소통의 절대량을 줄여야 합니다. 아마존은 후자를 택했습니다.

속도가 중요해서죠. 자세히 관찰해보면 팀 간 소통이 많을수록 일 추진 속도가 더뎌집니다.

각 팀이 목표를 향해 최대한 독립적으로 움직일 수 있도록 조직을 재구축하는 게 중요합니다.”

 

─팀 소통을 줄이면 팀 이기주의는 어떻게 막나요?

“직원들이 마치 ‘부족(tribe)’처럼 자신의 정체성을 팀과 연결하는 것은 막을 수 없습니다.

조직 구조를 기능별로 구성하든, 매트릭스(matrix·지휘 계통이 둘 이상인 조직) 형태로 하든 팀 간 경쟁이 벌어지는 것은 필연적입니다. 따라서 각 직원의 행동이 전체 회사의 이익에 부합하도록 보상 체계를 짜야 해요.

아마존은 각 팀이 눈에 띄는 성과를 내거나, 특정 목표치를 달성했다고 해서 성과급을 더 주지 않습니다.

성과급을 더 받으려면 아마존의 주가가 올라야 합니다.”

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미군도 컴퓨터화가 진행되면서 PPT가 회의의 꽃이 된 때가 있었고, 특히 2000년대 초~중반 테러와의 전쟁이 한창이던 시기가 일종의 전성기였다. 그러나 곧 미군 고위 지휘관들은 PPT의 부작용을 깨닫는다.

"PPT가 우리를 바보로 만든다(PowerPoint makes us stupid)."

이 말은 바로 트럼프 정권하에서 미 국방부 장관을 보냈던 제임스 매티스가 현역 장성이던 시절에 내뱉은 말이다.

2010년 당시 아프가니스탄 ISAF사령관이던 스탠리 맥크리스탈 장군도 "저거 이해할 수 있으면 전쟁 이기겠군"이라고 한 바 있고, 역시나 매티스와 비슷한 시기에 백악관 안보담당 고문을 지낸 허버트 맥마스터 중장도 2005년에 이라크에서 복무할 때 PPT 프리젠테이션을 금지한 바 있다.

맥마스터는 숫제 파워포인트를 "내부의 적"이라고까지 규정했다. 
"PPT는 문제를 이해했고 그것이 통제된다는 착각을 일으킨다.

세상의 문제들 중에는 PPT 항목으로 요약할 수 없는 것들이 너무 많다."

"PPT의 문제는 발표하기 좋게 다듬다 보면 정치적, 경제적, 민족적 문제들이 서로 어떻게 얽히는지가 사라지거나 너무 간략화된다는 것이다. 근데 이것들을 고려하지 않으면 전쟁은 그냥 총쌈놀이처럼 될 뿐이다.

상급자들 사이에서는 토의와 전략적 사고, 진지한 의사결정이 사라지고, 하급 간부들은 가 되어 매일같이 PPT자료 만드는데 허비된다."

"특히 문제가 되는 것은 PPT 슬라이드가 아무리 장황하게 만들어 봐야 5페이지 보고서만도 정보를 못 담는다는 것이다.

그리고 해당 사안을 발표하는 당사자가 문제를 분석적이고 설득력 있게 정리하는 것도 방해한다.

상상해 보라. 변호사가 법정에서 PPT만 가지고 변호하면 어떻게 될지."

많은 미군 고위 장성들은 PPT가 이라크전 전략을 잘못 짜는데까지 악용되었다고 믿고 있으며, 그 결과 미군의 많은 회의들에서 PPT는 퇴출되거나 비중이 크게 줄었다.

물론 미군이라고 PPT를 아예 없앤 것은 아니며 여전히 대외 발표용으로 무시할 수 없는 도구로 쓰이지만, 전성기와 비교하면 내부 회의용 자료로서의 비중이 대폭 축소된 것은 사실이다.

그리고 많은 미군 지휘관들은 이 조치가 큰 도움이 되었다고 믿는다.